• Juuso Ihalainen

Laatua tarjouspyyntöihin


Tarjouspyynnön tekeminen on taitolaji. Ihan samoin kuin tarjouspyyntöön vastaaminen, vastauksien vertaileminen tai lopullisen valinnan tekeminen eli voittajan valinta. Kun tätä kokonaisuutta alkaa suunnittelemaan ja tekemään, niin aina pitää miettiä kokonaisuutta ja kaikkia osapuolia. Vaikeuksiin prosessin aikana joutuu, jos asiaa liian pieninä paloina miettii tai ajatukset on vain omassa tekemisessä. Tee omaa osuuttasi sellaiseksi kuin haluaisit sen itsellesi eteen tarjottavan.

Ihan ylivoimaisesti tärkein asia on miettiä ensin kokonaisuus ja selvä tavoite. Lopeta tekeminen välittömästi, jos et saa kokonaisuutta jäsenneltyä tai selvää tavoitetta luotua. Kun nämä asiat on selvillä ja etenkin kokonaisuus mietitty myös liiketoiminnan näkökulmasta niin ryhdy kokonaisuuden luomistyöhön. Älä aloita ensin tekemään monipuolista monien sarakkeiden taulukkoa ja miettimään siihen lukemattomia vaatimuksia. Tee ensi käyttötapaukset. On ne miten yksinkertaisia tahansa, niin ne kuvaa parhaiten asian. Ihan tosi - jokaisesta asiasta löytyy käyttötapaus. Tämän jälkeen voit ryhtyä niitä vaatimuksia miettimään. Aloita kuitenkin liiketoiminnan vaatimuksista ja siirry sen jälkeen teknisiin ja palvelutarjoajaa kohdistuviin vaatimuksiin. Kun nämä on sopivassa mittasuhteessa valmiit, niin sinulla on jo tärkeimmät palikat kassassa: Kokonaiskuva, tavoite, käyttötapaus ja vaatimus.

Älä pelkää kirjoittamista. Harvat meistä ovat kirjailijoita. Jos olisimme, emme tekisi tarjouksia vaan täyttäisimme kirjakaupat upeilla opuksilla. Kirjoita siis rohkeasti, sinun näköisesti. Olet ammattilainen ja luota siihen sekä anna sen näkyä tekstissä. Kirjoita kuitenkin yksinkertaisesti. Etenkin alussa olevasta tarjouspyynnön yhteenvedosta pitää saada selvä kuva kokonaisuudesta ja tavoitteesta. Sama sääntö pätee myös tarjouksiin. Tarjouspyynnön yhteenveto pitää olla täydellinen pari tarjouksen yhteenvedon kanssa. Kun teet yhteenvedon ympärillä olevia muita tukevia osa-alueita, niin muista antaa vastaajalle tilaa vastata ja näyttää oma osaamisensa sekä näkemyksensä. Jos et anna vastaajille riittävästi tilaa, niin tulet samaan kasan samankaltaisia vastauksia ja lopuksi vertaat vain vaatimuksien kyllä/ei vastauksia ja lasket euroja.

Palataan lopuksi vielä käyttötapauksiin. Laita tarjouspyynnön saatesanoiksi vaatimus tarjoushankkeen aikana erikseen valittujen käyttötapauksien demoaminen. Demot antaa parhaan kuvan valmiusasteesta ja palvelutarjoajan kyvykkyydestä sekä antaa tarjouksien monille sivuille ne kuuluisat ”siivet”. Kaikkea pitää pystyä demoamaan, on ne sitten laitteita tai ohjelmistoja tai muita mielenkiintoisia kohtaamisen palveluita.

Lopuksi todettakaan vielä: Tee tarjous vain, jos olet todella hankkimassa jotain uutta tai uudistamassa kokonaisuuksia. Tarjouksia ei kannata koskaan tehdä vain tekemisen iloksi. Ne vie kaikilta osapuolilta paljon aikaan ja voimavaroja.

Jos haluat keskustella ja sparrailla asiasta lisää, niin connectoidu kanssani LinkedInissä https://www.linkedin.com/in/ihalainenjuuso/ ja laita sieltä viestiä tulemaan. Kirjoitellaan ja soitellaan sen jälkeen asiasta lisää.

© 2021 First Goal Oy

  • First Goal @LinkedIn